Czym jest KSeF
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to rządowa baza danych, w której faktury są przechowywane w formie elektronicznej. Jest to centralny system, do którego firmy przesyłają faktury zamiast przechowywać je lokalnie lub w formie papierowej.
W praktyce oznacza to, że:
- faktury mają jednolity, cyfrowy format,
- trafiają bezpośrednio do odbiorcy przez internet,
- dokumenty znajdują się w jednym miejscu, pod nadzorem urzędu skarbowego.
Dzięki temu nie ma potrzeby wysyłania faktur e-mailem ani gromadzenia ich w segregatorach — wszystko odbywa się online, automatycznie i w sposób uporządkowany.
Kogo dotyczy KSeF
- KSeF obejmie niemal wszystkie firmy w Polsce — duże przedsiębiorstwa, małe i średnie firmy oraz jednoosobowe działalności gospodarcze.
- Obowiązek korzystania z systemu dotyczy zarówno podmiotów czynnych na VAT, jak i zwolnionych z VAT, a także rolników zarejestrowanych do VAT.
Jeżeli firma wystawia faktury — będzie musiała korzystać z KSeF.
Terminy wdrożenia
Od 1 lutego 2026 r.
- Każdy przedsiębiorca musi być przygotowany na odbieranie faktur w KSeF.
- Duże podmioty, których obrót w poprzednim roku przekroczył 200 mln zł, będą wystawiały faktury wyłącznie w KSeF (np. Orlen).
Od 1 kwietnia 2026 r.
- Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałe firmy.
Wyjątek
- Podmioty, których przychód nie przekracza 10 tys. zł miesięcznie, do końca 2026 r. są zwolnione z obowiązku wystawiania faktur w KSeF.
- Zwolnienie to nie dotyczy odbierania faktur — od 1 lutego 2026 r. należy je odbierać w systemie bez względu na wielkość działalności.
Wystawianie faktur — co się zmieni
Jeżeli korzystają Państwo z aktualnego programu do fakturowania, zmiany będą minimalne. Najczęściej pojawi się dodatkowy przycisk, np. „Wyślij do KSeF”, który automatycznie prześle fakturę na serwery Ministerstwa Finansów.
Osobnym zagadnieniem jest nadawanie uprawnień do wystawiania i odbierania faktur pracownikom, biuru rachunkowemu lub innym osobom — temat ten omówimy w kolejnych komunikatach.
Firmy wystawiające faktury w Excelu, Wordzie lub ręcznie będą musiały zaopatrzyć się w program do fakturowania — plików ani skanów nie można przesyłać do KSeF.
Zalecamy, aby nie odkładać tego na ostatnią chwilę. Najlepiej rozpocząć korzystanie z programu wcześniej, np. od początku roku, a od kwietnia 2026 r. rozpocząć wysyłanie faktur do KSeF.
Przykładowe programy zgodne z KSeF:
- fakturaxl.pl
- fakturownia.pl
- fakturowo.pl
- subiekt123.pl
Odbieranie faktur
Ministerstwo Finansów udostępnia Aplikację Podatnika w wersji mobilnej oraz przeglądarkowej. Aplikacja jest obecnie testowana, ale ma być gotowa na 1 lutego 2026 r.
Umożliwia ona odbiór faktur oraz ich podstawowe wystawianie i sprawdzi się głównie w przypadku firm wystawiających kilka dokumentów miesięcznie.
Dla większych podmiotów powstają rozwiązania komercyjne, o których będziemy informować w kolejnych komunikatach.
Okres przejściowy
Rok 2026 będzie okresem, w którym część faktur pozostanie papierowa, a część elektroniczna.
Dlatego zachęcamy także najmniejsze firmy — nawet te, które nie przekraczają 10 tys. zł przychodu miesięcznie — aby rozpoczęły wystawianie faktur w KSeF od 1 kwietnia 2026 r., co ułatwi płynne przejście do nowego systemu.
1. Dostęp do KSeF
Każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą posiada automatycznie konto w KSeF — nie ma potrzeby jego zakładania. Wystarczy zalogować się i uwierzytelnić.
Obecnie KSeF działa w trybie demonstracyjnym (na danych testowych):
https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web
Metody logowania
- Profil Zaufany
- e-Dowód
- podpis kwalifikowany
Dostęp uzyskuje się zarówno do Aplikacji Podatnika, jak i do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU)
- zarządzanie dostępami i uprawnieniami,
- składanie wniosków o certyfikaty,
- pobieranie certyfikatów.
Każda JDG otrzyma:
- certyfikat do uwierzytelniania,
- certyfikat do wysyłania faktur w trybie offline.
Adres MCU: https://mcu.mf.gov.pl/web/login
2. Tryb online, offline i kody QR
Standardowo każda faktura powinna zostać przesłana do KSeF w dniu wystawienia. Po przesłaniu otrzymuje unikalny numer KSeF — jest to tryb online.
Dla odbiorców bez dostępu do KSeF (np. osoby fizyczne, podmioty zagraniczne) faktura musi być udostępniona w formie papierowej lub PDF z kodem QR.
Tryb offline
Stosowany w przypadku awarii internetu lub systemu KSeF.
- faktura zawiera dwa kody QR (tożsamość wystawcy i weryfikacja dokumentu),
- należy przesłać ją do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego,
- w przypadku awarii KSeF — w pierwszym dniu roboczym po jej usunięciu.
Trochę praktyki
Poniżej zamieszczamy film instruktażowy jak wygenerować certyfikaty, które po dodaniu do Waszych programów fakturujących umożliwią wysyłanie faktur do KSeF oraz w dużej mierze również do odbioru faktur wystawionych przez Waszych kontrahentów.
W drugiej części filmu przestawiony jest sposób nadawania uprawnień dla biura rachunkowego abyśmy mogli odbierać Wasze faktury kosztowe oraz przychodowe.
Certyfikaty i uprawnienia nadajemy w aplikacji Moduł Certyfikatów i Uprawnień
Certyfikaty
Kilka słów wyjaśnienia do czego służą oba certyfikaty:
Pierwszy certyfikat – uwierzytelnienie w systemie KSeF
Służy do potwierdzenia tożsamości firmy w systemie KSeF i umożliwia logowanie oraz bieżącą pracę w systemie — wystawianie, odbieranie i pobieranie faktur.
Drugi certyfikat – podpis linku do weryfikacji wystawcy
Służy do potwierdzania autentyczności faktury poza KSeF, głównie w trybie offline, aby odbiorca mógł sprawdzić, kto wystawił dokument i czy nie został on zmieniony.
Każdy z certyfikatów posiada 2 pliki: *.crt oraz *.key
Uprawnienia
Uprawnienia do przeglądania faktur oraz nadawania dalszych uprawnień są dla nas niezbędne. Bez nich nie będziemy w stanie pracować na Państwa fakturach.
Nasz NIP: 5921602883
Jeżeli jednak ktoś z Państwa chciałby upoważnić nas również do wystawiania faktur, prosimy o zaznaczenie tej opcji podczas nadawania uprawnień.
Aby nadać uprawnienia pracownikowi (np. do wystawiania faktur) należy w Nadaj uprawnienie wybrać odpowiednio:
Osobie fizycznej do pracy w KSeF → Osoba fizyczna posługująca się Profilem Zaufanym lub certyfikatem zawierającym identyfikator NIP lub PESEL → PESEL → Imię i nazwisko
oraz odpowiednie uprawnienia, które chcemy nadać.
Upoważniony pracownik powinien zalogować się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień podając NIP firmy, która go upoważniła oraz zalogować się własnym profilem zaufanym. Po zalogowaniu wygenerować oba certyfikaty, które zostaną dodane do systemu fakturującego.
UWAGA! Z naszych obserwacji wynika, że ta funkcjonalność nie działa jeszcze poprawnie.